Administrar o Ativo Imobilizado é uma das tarefas mais importantes dentro da governança corporativa de uma empresa. Afinal, os bens patrimoniais representam investimentos significativos e estão diretamente ligados ao crescimento e à sustentabilidade do negócio. No entanto, quando essa administração é negligenciada ou feita de forma precária, os riscos se transformam em perdas financeiras, falhas de auditoria e até entraves estratégicos.
Muitas pequenas e médias empresas ainda insistem em controlar seus ativos por meio de planilhas Excel. Embora seja uma ferramenta versátil, o Excel não foi projetado para suportar a complexidade de um controle patrimonial eficiente. As consequências disso são claras: inconsistências, versões desatualizadas, informações duplicadas e um desgaste contínuo para os gestores que precisam garantir relatórios confiáveis. É nesse ponto que surge a necessidade de dar um passo à frente e migrar para um Software de Gestão do Ativo Imobilizado.
Inventário Geral: O Primeiro Passo para a Gestão de Ativos
Todo processo de gestão começa com um Inventário Geral. Essa etapa envolve a identificação detalhada de cada bem, a coleta de informações relevantes (número de patrimônio, marca, modelo, série, localização, responsável, estado de conservação, entre outros) e a padronização de descrições para que os dados possam ser consolidados de forma eficiente.
O inventário funciona como a base sólida para os próximos passos: sem ele, qualquer tentativa de gestão será falha. Mas o desafio surge quando, após todo esse esforço de levantamento, a empresa decide manter os dados apenas em planilhas.
Da Planilha ao Software: o Processo de “Desplanilhar”
Uma vez que todas as informações estão organizadas, é preciso “desplanilhar”. Em outras palavras, os dados devem ser transportados para um ambiente tecnológico que permita segurança, escalabilidade e facilidade de acesso.
Tentar controlar ativos apenas com planilhas significa postergar a frustração. Mais cedo ou mais tarde, o descontrole ficará evidente: duplicidades, dificuldades de atualização, problemas para calcular depreciação e ausência de relatórios automatizados. Além disso, quando chega o momento de uma auditoria, as planilhas raramente dão conta de comprovar a realidade do patrimônio.
É nesse momento que o Software AXS se destaca.
Software AXS: Custo Acessível para Pequenas e Médias Empresas
Uma das grandes barreiras que fazem empresas adiarem a adoção de sistemas é o receio do investimento. Muitos acreditam que softwares de gestão patrimonial são caros e acessíveis apenas para grandes corporações. Mas isso não corresponde à realidade.
O Software AXS foi desenvolvido especialmente para pequenas e médias empresas, com um custo acessível e modelos de licenciamento que se adaptam à quantidade de ativos da organização. Seja uma empresa com 200 ou com 10 mil itens, a plataforma se ajusta à necessidade sem pesar no orçamento.
Consolidando a Gestão e Evitando Controles Paralelos
Um dos maiores problemas das planilhas é a proliferação de controles paralelos. Um departamento utiliza uma versão, outro altera sem avisar, e quando a diretoria pede um relatório consolidado, começam as divergências.
Com o Software AXS, todos os dados são armazenados em um ambiente único, eliminando retrabalho e garantindo que todos os usuários trabalhem com as mesmas informações. Isso resulta em confiabilidade, agilidade e transparência, características essenciais para a governança corporativa.
O Poder de um Software em Nuvem e Multiusuário
Outro diferencial decisivo é o fato de o Software AXS estar disponível em nuvem. Isso significa acesso a qualquer hora e em qualquer lugar, sem depender de instalações locais ou atualizações manuais.
Além disso, sendo multiusuário, permite que diferentes áreas da empresa – contabilidade, controladoria, manutenção e diretoria – acessem a plataforma simultaneamente, cada qual com suas permissões de uso. Essa integração promove colaboração e elimina gargalos de comunicação.
Conheça os Benefícios do Software AXS para a Gestão do Ativo Fixo
Ao substituir planilhas pelo Software AXS, sua empresa ganha:
- Cálculo automático de depreciação, conforme normas contábeis;
- Relatórios personalizados para auditorias e tomadas de decisão;
- Gestão de fotos, documentos e manuais técnicos anexados a cada ativo;
- Alertas de manutenção preventiva, reduzindo riscos de paralisações;
- Segurança da informação, com backup em nuvem;
- Agilidade na conciliação físico-contábil, fundamental para auditorias externas;
- Suporte especializado, garantindo que a implantação seja rápida e eficaz.
Mais do que organizar dados, o Software AXS transforma a gestão patrimonial em uma ferramenta estratégica, capaz de gerar economia, transparência e credibilidade junto a investidores e parceiros.
Continuar utilizando planilhas para gerenciar o ativo imobilizado é insistir em um modelo ultrapassado, sujeito a erros e perdas. A transição para um software especializado não é apenas uma evolução tecnológica, mas uma necessidade para a sobrevivência e crescimento das empresas modernas.
Com o Software AXS, sua empresa terá acesso a uma solução completa, em nuvem, multiusuário e com custo acessível para pequenas e médias empresas. É a oportunidade de transformar a gestão patrimonial em um diferencial competitivo e evitar os riscos que tantas organizações enfrentam por falta de controle adequado.
Invista na segurança, na eficiência e no futuro do seu negócio. Conheça agora o Software AXS e dê o próximo passo para uma gestão patrimonial inteligente!